Kundenerfolg
Mit SWOT QVANTUM erreicht der ASB eine sichere und transparente Wirtschaftsplanung.
Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V.
Operatives Controlling, Personalkostenplanung, Reporting
Sozialwirtschaft
Deutschland
Von Einzelpersonen konfigurierbare Planung
in Excel wird durch Tool-basierte Wirtschaftsplanung ersetzt
Höhere Transparenz über den Planungsstatus
Leichtere Szenarienplanung
Konsistenter Datenbestand
Integration zu anderen IT-Systemen möglich
Mehr Zeit für die Planung der Budgets
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Der Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. betreibt Pflegeheime, Mutter-/Vater-Kind-Kliniken sowie einen mobilen Pflegedienst. Mehr als 300 Mitarbeitende sorgen für einen reibungslosen Betrieb in einem anspruchsvollen Umfeld aus Fachkräftemangel, Schichtdiensten und heterogenen Strukturen.
Die Wirtschaftsplanung erfolgte bislang vollständig in Excel. Bei sieben Einrichtungen und mehreren beteiligten Personen führte das zu einer komplexen, teilweise von Einzelwissen abhängigen Planungsstruktur.
Unterschiedliche Datenquellen, wiederkehrender Anpassungsbedarf in der Grundstruktur sowie fehlende zentrale Steuerung machen jede Planungsrunde aufwendig und fehleranfällig. Ziel war es, die Excel-Planung in eine einheitlich konfigurierbare, digitale Plattform zu überführen, die mehr Transparenz, Flexibilität und Sicherheit bietet.
Mit SWOT QVANTUM besitzt der ASB eine cloudbasierte Lösung für die integrierte Wirtschaftsplanung. Schrittweise wurden die Module für Investitionsplanung, Kostenstellenplanung und Personalkostenplanung implementiert.
Die Excel-nahe Arbeitsweise erleichtert den Einstieg, während die modulare Struktur eine konsistente Zusammenführung aller Planungsbereiche ermöglicht. Besonders relevant ist die Abbildung der Personalkostenplanung auf Basis von Entgeltgruppen, um tarifliche Strukturen sauber und flexibel darstellen zu können.
SWOT QVANTUM fungiert dabei als „Maschinenraum“, in dem sämtliche Planungsdaten konsolidiert und für Szenarien nutzbar gemacht werden.
Heute verfügt der ASB über eine zentrale, transparente und konsistente Planungsplattform.
Die Planung ist präziser geworden, Szenarien – etwa zu Tariferhöhungen – lassen sich strukturiert durchspielen, und notwendige Anpassungen müssen nur noch an einer Stelle vorgenommen werden.
Der Zeitaufwand wurde reduziert, die Datensicherheit erhöht und die Organisation ist besser auf zukünftige Systemintegrationen – beispielsweise mit DATEV – vorbereitet.
Referentin für Prozessberatung, Qualitäts- und Projektmanagement, Arbeiter-Samariter-Bund Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V.
Heterogene Datenlage zusammengeführt
Mehr als 300 Mitarbeiter in der Betreuung, Pflege und Verwaltung sorgen beim ASB Mecklenburg-Vorpommern dafür, dass alles reibungslos läuft. Das ist nicht zuletzt wegen des Fachkräftemangels, den Schichtdiensten und des wechselnden Klientels eine komplexe Aufgabenstellung. Und dennoch muss die vielschichtige Planung der Budgets stets flexibel sein. Hatte der ASB-Landesverband MV, dabei in der Vergangenheit auf Excel gesetzt, wollte er 2023 ein digitales Tool für die Wirtschaftsplanung einführen. Ziel war es, die Erfassung der Daten und die Planung, ohne Hoheitswissen um die Excel-Verformelung, auf einer zentralen Plattform zu organisieren und dabei eine größere Flexibilität für strukturelle Anpassungen zu ermöglichen. Gleichzeitig sollten die Kollegen leicht und ohne große Schulung eingebunden werden. Isabel Ettrich, damals Referentin für Qualitäts- und Projektmanagement, Prozessberatung und Digitalisierung: „Bei sieben Einrichtungen und fünf Personen, die in die Wirtschaftsplanung involviert sind, war klar, dass wir die Excel-Planung in eine einheitlich konfigurierbare Lösung überführen mussten.“ Zwar waren die gut gepflegten Excel-Tabellen eine solide Ausgangssituation, aber die verschiedenen Datenquellen und die Tatsache, dass es regelmäßigen Anpassungsbedarf in der Grundstruktur der Planungen gab, machten die Planung jedes Mal zu einem anspruchsvollen Unterfangen.
"Früher haben wir unsere Wirtschaftsplanung in Excel gemacht. Damit wir für die Zukunft zuverlässiger aufgestellt sind und die Sicherheit haben, dass nicht nur eine Person wie bei Excel die Planungsgrundlagen anpassen kann, haben wir QVANTUM eingeführt."
Weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz und valide Daten
Wie in einem „Maschinenraum“ führt QVANTUM alle Daten der Investitions-, Kostenstellen- und Personalkostenplanung zusammen. Diese Gesamtübersicht, in der sämtliche Daten aus den verschiedenen Systemen mit dem Baustein SWOT konsolidiert wurden, ist zugleich Basis für mögliche Szenarienplanungen in der Zukunft. „Im Unterschied zu früher muss man
heute bei der Planung einzelne Kostenstellen genau auswählen. Das macht die Planung präziser. Auch wenn wir uns an die neue Syntax von QVANTUM erst gewöhnen mussten, ist klar, dass wir auf dieser Basis viel zuverlässiger und zugleich flexibler planen können“, freut sich Isabel Ettrich. Auch die Tatsache, dass der ASB-Landesverband Mecklenburg-Vorpommern e.V. erstmals die Personalkostenplanung auf Stellenplanbasis integriert, freut die verantwortliche Projektmanagerin, der bei der Planung in QVANTUM nicht zuletzt das „Zusammenklicken“ der verschiedenen Formulare Spaß macht.
„Die Einführung von QVANTUM hat uns veranlasst, vereinzelt unsaubere Strukturen in der bisherigen Planung zu klären“, sagt Ettrich. „Durch die Einführung von QVANTUM sind wir im positiven Sinne dazu gezwungen worden und können unsere Budgets nun noch besser im Blick behalten.“ Heute ist der ASB auch für weitere Neuerungen gut aufgestellt, beispielsweise möchte man DATEV für die FiBu und die Lohnabrechnung einführen. Sobald das geschehen ist, sind Ettrich und ihre Kollegen in der Lage, ihre Plan mit den Ist-Daten auf der QVANTUM Planungsplattform zu vergleichen, was ihnen noch mehr Planungssicherheit verleiht. Schon heute nutzt die Hilfsorganisation die Möglichkeit, mit der Personalkostenplanung die Szenarien einer Tariferhöhung durchzuspielen, um für etwaige Veränderungen gewappnet zu sein. Zusammenfassend findet Ettrich: „Für dezentrale Strukturen, beispielsweise in Verbänden, ist QVANTUM eine super Lösung. Für uns ist es Gold wert, notwendige Anpassungen nur noch an einer Stelle durchführen zu müssen. Die Wirtschaftsplanung in der Cloud ist für uns ein wichtiger Schritt nach vorne.“
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Vielen Dank für Ihr Verständnis.