Kundenerfolg
Mit SWOT verbindet die Lafim-Diakonie Finanz- und Personaldaten für präzise Planungen und Auswertungen.
Lafim-Diakonie
Integrierte Finanzplanung, Reporting
Sozialwirtschaft
Deutschland
Flexible Analysen über alle Gesellschaften und Einrichtungen hinweg
Integration von Finanz- und Personaldaten in einer zentralen Lösung
Schnelle, detaillierte Auswertungen bis auf die kleinste Ebene
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Die Lafim-Diakonie ist ein diakonischer Träger mit vielfältigen Angeboten in den Bereichen Altenhilfe, Eingliederungshilfe, Bildung sowie Kinder- und Jugendhilfe und zählt zu den etablierten sozialen Dienstleistern im Land Brandenburg.
Die bisherige Controlling-Lösung konnte zentrale Anforderungen nicht ausreichend abbilden. Standardisierte Auswertungen, flexible Analysen und gesellschaftsübergreifende Vergleiche waren nur eingeschränkt möglich. Viele Berichte mussten individuell entwickelt werden, was mit hohem technischem Aufwand verbunden war. Gleichzeitig fehlte die Möglichkeit, Finanz- und Personaldaten in einer gemeinsamen Steuerungsplattform zusammenzuführen.
Mit SWOT führt die Lafim-Diakonie eine flexible und herstellerunabhängige Controlling-Lösung ein, die Finanz- und Personaldaten zentral zusammenführt. Durch die Integration von Daten aus der Finanzbuchhaltung sowie dem Personalsystem P&I Loga können Auswertungen, Hochrechnungen und Planungen auf einer einheitlichen Datenbasis erfolgen. Gleichzeitig ermöglicht SWOT detaillierte Analysen bis auf Einrichtungs- und Kontenebene sowie individuelle Auswertungen ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.
Heute kann die Lafim-Diakonie Informationen über alle Gesellschaften hinweg mit wenigen Klicks analysieren und vergleichen. Die Integration verschiedener Datenquellen verbessert die Qualität von Planungs- und Steuerungsprozessen erheblich und schafft mehr Transparenz im Controlling. SWOT ist inzwischen ein zentraler Bestandteil der Controllinglandschaft und bildet die Grundlage für zukünftige Projekte.
Leitung Unternehmenscontrolling, Lafim-Diakonie
F: „Wie würden Sie Ihr Unternehmen und Ihre Rolle beschreiben?“
"Ich bin als Leitung Unternehmenscontrolling tätig und verantworte den gesamten Controllingbereich einschließlich der Kostensatzverhandlungen. Unser Aufgabenfeld umfasst die Altenhilfe, Eingliederungshilfe, Kita- und Jugendhilfe sowie verschiedene Servicebereiche und damit im Grunde das gesamte Spektrum unserer Organisation.
Neben dem klassischen Controlling ist für uns auch das Thema Kostensatzverhandlungen zentral. In der Sozialwirtschaft stammen unsere Erlöse zu einem sehr großen Teil, , aus Vereinbarungen mit Kostenträgern (bspw. Pflegekassen, örtliche Sozialhilfeträger). Entsprechend wichtig ist es, Anträge vorzubereiten, Verhandlungen zu führen und die dafür notwendigen Informationen strukturiert bereitzustellen."
F: „Was waren die zentralen Herausforderungen vor der Einführung von SWOT?“
"Die bestehende Lösung konnte unsere Anforderungen im Controlling nicht ausreichend abbilden. Insbesondere fehlten standardisierte Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnungen sowie geeignete Strukturen für Analysen. Viele Inhalte mussten individuell entwickelt werden, was mit einem hohen technischen Aufwand verbunden war.
Zudem war die Analyse über mehrere Gesellschaften hinweg nur eingeschränkt möglich. Flexible Auswertungen oder kurzfristige Vergleiche, beispielsweise zwischen einzelnen Einrichtungen, konnten kaum umgesetzt werden."
F: „Wie verlief die Auswahl eines neuen Systems?“
"Im Rahmen eines strukturierten Auswahlprozesses haben wir unsere Anforderungen definiert und in einem Workshop konkretisiert. Verschiedene Anbieter wurden gebeten, auf dieser Basis Lösungsszenarien zu entwickeln.
SWOT hat uns dabei überzeugt, weil sich das Team intensiv mit unseren Anforderungen auseinandergesetzt hat. Es wurden nicht nur allgemeine Funktionen präsentiert, sondern konkrete Lösungsansätze gezeigt, die zu unserer Situation passten.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die Herstellerunabhängigkeit. Für uns war entscheidend, dass wir nicht vollständig von einem Vorsystem abhängig sind. Selbst wenn sich unsere Finanzbuchhaltung künftig verändern sollte, könnten wir mit SWOT weiterarbeiten und müssten lediglich Schnittstellen und Mapping neu betrachten."
F: „Welche Vorteile bietet SWOT im täglichen Einsatz?“
"Ein wesentlicher Vorteil liegt in der hohen Flexibilität der Auswertungen. Wir können Daten bis auf Detailebene analysieren und unterschiedliche Strukturen parallel abbilden.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, eigenständig Ansichten zu erstellen, ohne jedes Mal neue Berichte entwickeln zu müssen. Dadurch lassen sich Fragestellungen sehr schnell beantworten, beispielsweise im direkten Vergleich mehrerer Einrichtungen oder Standorte.
Gerade im Unternehmenscontrolling ist es ein großer Vorteil, dass sich Informationen über alle Gesellschaften hinweg mit wenigen Klicks bis auf die kleinste Ebene herunterbrechen lassen."
F: „Welche Rolle spielt die Integration weiterer Datenquellen?“
"Ein wichtiger Aspekt war für uns, dass wir nicht nur Finanzdaten betrachten, sondern auch Personaldaten integrieren können. Wir arbeiten mit P&I Loga als Personalsystem und übernehmen monatlich Personaldaten nach SWOT.
Das ist insbesondere für Planung und Hochrechnung relevant. Bestimmte Informationen liegen bereits im Personalsystem vor und können in SWOT weitergenutzt werden. Bei rund 3.500 Mitarbeitenden wäre eine manuelle Planung nicht praktikabel.
Dadurch entsteht eine deutlich bessere Grundlage für Auswertungen und Planungsprozesse, weil verschiedene Datenquellen zusammengeführt werden können."
F: „Wie bewerten Sie die Einführung und Zusammenarbeit mit SWOT?“
"Die Implementierung verlief reibungslos und war sehr gut strukturiert. Auch bei offenen Punkten wurden gemeinsam Lösungen erarbeitet.
Auch im laufenden Betrieb erleben wir die Zusammenarbeit als sehr zuverlässig. Der Support ist gut erreichbar, und auf Anfragen erhalten wir in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden eine Rückmeldung.
Das ist aus meiner Sicht ein klarer Vorteil. Bei anderen, größeren Systemen läuft vieles ausschließlich über Tickets und längere Wartezeiten. Bei SWOT sind die Wege deutlich kürzer, und Themen können schnell und direkt geklärt werden."
F: „Gibt es Bereiche mit Optimierungsbedarf?“
"Optimierungspotenzial besteht derzeit bei der Performance einzelner SSRS-Berichte, insbesondere bei komplexeren Abfragen. Hier arbeiten wir gemeinsam an Verbesserungen.
Wichtig ist dabei, die Berichte so aufzusetzen, dass sie im Alltag gut nutzbar bleiben. Wenn ein Bericht mehrere Minuten benötigt, wird die Akzeptanz bei den Anwenderinnen und Anwendern schwierig. Deshalb prüfen wir gemeinsam mit SWOT, wie sich diese Abfragen optimieren lassen.
Parallel prüfen wir, welche Rolle Power BI künftig stärker spielen kann. Dabei geht es insbesondere um Dashboards für Endanwender und um die Frage, wie sich Berechtigungsstrukturen sinnvoll abbilden lassen."
F: „Welche Weiterentwicklungen sind geplant?“
"Ein zentrales Ziel ist die dezentrale Planung in SWOT. Heute arbeiten wir noch mit vorgeschalteten Excel-Templates, die ausgefüllt und anschließend weiterverarbeitet werden. Perspektivisch möchten wir diese Prozesse stärker in SWOT abbilden.
Das hätte mehrere Vorteile. Wir könnten besser nachvollziehen, wer wann welche Daten eingetragen hat, Erinnerungen steuern und Eingaben systemisch sperren, wenn ein Prozess abgeschlossen ist. Außerdem könnten Daten aus anderen Bereichen, beispielsweise aus dem Personalbereich, direkt in Planungsvorlagen einfließen.
Weitere Themen sind der Betriebsabrechnungsbogen, Umlagen und perspektivisch auch die Konsolidierung. Zusätzlich sehen wir Potenzial bei KI-gestützten Ansätzen, etwa um aus historischen Daten Planungsvorschläge abzuleiten."
F: „Was unterscheidet SWOT aus Ihrer Sicht von anderen Anbietern?“
"Ein wesentlicher Unterschied ist die Herstellerunabhängigkeit. SWOT ist nicht an ein bestimmtes Vorsystem gebunden, sondern kann unterschiedliche Systeme anbinden.
Darüber hinaus ist die Lösung aus meiner Sicht deutlich flexibler als viele große Systeme. Bei SWOT wurde immer geschaut, wie Anforderungen umgesetzt werden können. Aus meiner Erfahrung konnten etwa 80 Prozent der Anforderungen direkt umgesetzt werden. Bei den übrigen Themen war nachvollziehbar, wenn sie aufgrund größerer Auswirkungen in ein späteres Release aufgenommen werden mussten.
Dieses lösungsorientierte Vorgehen unterscheidet SWOT deutlich von Anbietern, bei denen man als Kunde häufig nur eine Anfrage stellt und anschließend abwarten muss, ob und wann sie bearbeitet wird."
F: „Wie würden Sie SWOT kurz zusammenfassen?“
"SWOT ist eine Controllinglösung, die sich mit vergleichsweise geringem Aufwand implementieren lässt und gleichzeitig ein echtes Rundumpaket bietet.
Für mich ist das ein wesentlicher USP. Man kommt relativ schnell zu einer nutzbaren Lösung, ohne ein überdimensioniertes Einführungsprojekt starten zu müssen. Dazu kommt ein schnell agierendes Team, das sehr lösungsorientiert arbeitet.
Es wird nicht zuerst das Problem betrachtet, sondern direkt nach einer passenden Lösung gesucht. Das ist in der Zusammenarbeit sehr wertvoll."
F: „Welche Auswirkungen hätte ein Wegfall von SWOT?“
"Das wäre für uns sehr herausfordernd. Im Grunde müsste man wieder von vorne beginnen und prüfen, wie sich die heutigen Funktionen überhaupt anders abbilden lassen.
Aktuell fällt mir kein Anbieter ein, der diese Kombination an Funktionen in dieser Form bereitstellt. Wahrscheinlich müsste man mehrere Lösungen einsetzen und diese wieder miteinander verbinden. Das wäre mit erheblichem Aufwand verbunden und vermutlich ein Projekt über mehrere Jahre.
Aus heutiger Sicht ist SWOT daher ein zentraler Bestandteil unserer Controllinglandschaft, den wir nicht ohne Weiteres ersetzen könnten."
Der persönliche Bereich „Mein SWOT“ ist aufgrund eines Serverumzugs vorübergehend nicht erreichbar.
Falls Sie zwischenzeitlich Zugang zum SWOT-Update benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an support@swot.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.