Kundenerfolg
Stiftung Attl führt integriertes Controlling ein und schafft Transparenz bis auf Kostenstellen-, Konten- und Belegebene.
Stiftung Attl – Einrichtung für Menschen mit Behinderung
Integrierte Finanzplanung, Reporting
Sozialwirtschaft
Deutschland
Zusammenführung verschiedener Buchführungs- und Planungssysteme
Reduktion der Fehleranfälligkeit
Ansprechendes und zeitsparendes Reporting
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Die Stiftung Attl ist eine private Stiftung der Eingliederungshilfe und Mitglied im Caritasverband. Menschen mit Behinderung wohnen, arbeiten und lernen hier in einer umfassenden sozialen Einrichtung. Mit rund 450 Bewohnerinnen und Bewohnern und etwa 1.100 Mitarbeitenden gehört die Stiftung zu den größeren Organisationen ihrer Art im ländlichen Raum.
Das Controlling der Stiftung Attl wurde lange Zeit überwiegend mit Excel durchgeführt. Mit zunehmender Größe und Komplexität der Organisation stieß dieser Ansatz jedoch an seine Grenzen.
Insbesondere bei der detaillierten Planung auf Kostenstellen- und Kontenebene waren Excel-basierte Lösungen fehleranfällig und aufwendig zu pflegen. Daten aus der Finanzbuchhaltung (Microsoft Dynamics NAV / Navision) wurden über Exportlösungen in Excel weiterverarbeitet, wodurch zusätzliche manuelle Bearbeitungsschritte und potenzielle Fehlerquellen entstanden.
Eine integrierte Controlling-Software, die Planung, Analyse und Reporting in einem System zusammenführt, war bislang nicht vorhanden.
Mit SWOT führt die Stiftung Attl eine integrierte Controlling-Lösung ein, die eine detaillierte Planung und Analyse auf Kostenstellen- und Kontenebene ermöglicht.
Besonders geschätzt wird im Arbeitsalltag der Live-Zugriff auf Daten, die Möglichkeit der Analyse bis auf Belegebene sowie die flexible Excel-Integration für individuelle Berichte, etwa für Halbjahresberichte gegenüber dem Stiftungsrat.
Heute stehen der Stiftung Attl sämtliche relevanten Controlling-Daten zentral in einem System zur Verfügung.
Manuelle Zwischenschritte entfallen, Abweichungen können schneller erkannt und analysiert werden, und das Controlling gewinnt mehr Zeit für die inhaltliche Bewertung der Zahlen. Gleichzeitig sorgt die einheitliche Datenbasis für mehr Transparenz und eine höhere Datenqualität.
Controlling, Stiftung Attl – Einrichtung für Menschen mit Behinderung
F: „Können Sie die Stiftung Attl kurz vorstellen?“
"Die Stiftung Attl ist eine private Stiftung ohne übergeordneten Träger. Wir sind eine Komplexeinrichtung in der Eingliederungshilfe und Mitglied im Caritasverband. In unserer Organisation wohnen, arbeiten und lernen Menschen mit Behinderung. Darüber hinaus bieten wir unter anderem frühkindliche Förderangebote an.
Wir sind eine größere Einrichtung im ländlichen Raum mit rund 450 Bewohnerinnen und Bewohnern, etwa 300 Beschäftigten im Arbeitsbereich sowie insgesamt circa 1.100 Mitarbeitenden. "
F: „Wie ist Ihr Controlling organisatorisch aufgestellt?“
"Im Controlling arbeiten derzeit zwei Personen aktiv mit der Software. Seit Kurzem unterstützt uns zudem eine neue kaufmännische Leitung, die ebenfalls in die Arbeit mit SWOT eingebunden sein wird und mit dem System bereits betraut ist. Darüber hinaus gibt es einen erweiterten Empfängerkreis für Berichte."
F: „Was war der Auslöser für die Einführung einer Controlling-Software?“
"Als größere Einrichtung haben wir unsere Controlling-Prozesse lange Zeit mit Excel abgebildet. Mit zunehmender Komplexität sind wir jedoch an funktionale Grenzen gestoßen, insbesondere bei der detaillierten Planung auf Kostenstellen- und Kontenebene.
Unsere Finanzbuchhaltung erfolgt in Microsoft Dynamics NAV (Navision). Dort nutzen wir eine Cube-Lösung, mit der Daten exportiert und in Excel weiterverarbeitet werden können. Excel ist in solchen Szenarien fehleranfällig, insbesondere bei komplexen Verknüpfungen und manuellen Bearbeitungsschritten. Ein integriertes, rechnendes System reduziert diese Fehlerquellen erheblich. Eine eigenständige, integrierte Controlling-Software war jedoch zuvor nicht im Einsatz."
F: „Wie sind Sie auf SWOT aufmerksam geworden?“
"Der erste Kontakt ging von SWOT aus. Zum damaligen Zeitpunkt war unser Controlling organisatorisch noch nicht ausreichend strukturiert, um die Einführung einer Softwarelösung konkret anzugehen.
Zu einem späteren Zeitpunkt haben wir den Kontakt wieder aufgenommen und uns intensiver mit der Lösung beschäftigt."
F: „Haben Sie sich weitere Anbieter angeschaut?“
"Ja, wir haben parallel auch CoPlanner evaluiert, da ich diese Lösung aus einem früheren Arbeitsumfeld kannte. Im Wesentlichen standen diese beiden Anbieter zur Auswahl."
F: „Welche Faktoren waren ausschlaggebend für Ihre Entscheidung zugunsten von SWOT?“
"Ein zentraler Aspekt war die sehr strukturierte, schnelle und lösungsorientierte Vorgehensweise von SWOT. Die Abstimmungswege waren kurz, Termine konnten zeitnah realisiert werden, und wir hatten frühzeitig einen konkreten Eindruck von der Arbeitsweise.
Inhaltlich sind die am Markt verfügbaren Lösungen in vielen Bereichen vergleichbar. Für uns war jedoch die Kombination aus fachlicher Kompetenz, Reaktionsgeschwindigkeit und professioneller Begleitung entscheidend."
F: „Welchen konkreten Mehrwert bietet Ihnen SWOT im Arbeitsalltag?“
"Der wesentliche Mehrwert liegt im Live-Zugriff auf unsere Daten. Wir können Budgets sowie den Wirtschaftsplan detailliert auf Kostenstellen- und Kontenebene planen und analysieren. Diese Granularität war zuvor nicht realisierbar.
Darüber hinaus befinden sich sämtliche relevanten Informationen in einem System. Bei Auffälligkeiten müssen wir nicht mehr zwischen unterschiedlichen Anwendungen wechseln, sondern können direkt im System bis auf Belegebene nachvollziehen. Das erhöht Transparenz, Effizienz und Datenqualität."
F: „Hat sich Ihre Arbeitsweise durch die Einführung verändert?“
"Ja, wir gewinnen spürbar Zeit für die inhaltliche Analyse. Da manuelle Zwischenschritte entfallen und Daten unmittelbar verfügbar sind, können Abweichungen schneller identifiziert und bewertet werden.
Insbesondere die Möglichkeit, Zahlen bis auf die kleinste Ebene zu analysieren, stellt eine deutliche Verbesserung dar."
F: „Wie haben Sie die Implementierungsphase erlebt?“
"Die Implementierung verlief professionell und zügig. Besonders überzeugend war der Proof of Concept: Auf Basis unserer Echtdaten wurde eine Testumgebung eingerichtet, sodass wir frühzeitig sehen konnten, wie unsere Daten im System abgebildet werden.
Dies hat Unsicherheiten reduziert und die Entscheidungsfindung erheblich erleichtert. Insgesamt war der Projektverlauf strukturiert und effizient."
F: „Gab es Herausforderungen im Projektverlauf?“
"Die Einführung selbst verlief sehr positiv. Eine Herausforderung besteht jedoch in der Softwareverteilung auf mehrere Arbeitsplätze.
Da keine vollständig automatisierte Verteilung im System vorgesehen ist, entsteht für unsere IT-Abteilung zusätzlicher Aufwand, um sicherzustellen, dass alle Installationen aktuell sind. Gerade in größeren, dezentralen Organisationen wäre eine automatisierte Lösung wünschenswert."
F: „Welche weiteren Ziele verfolgen Sie mit SWOT?“
"Aktuell arbeiten wir auf einer soliden Basis. Perspektivisch möchten wir jedoch weitere Module und Funktionen stärker nutzen, insbesondere im Bereich Liquiditätsplanung sowie bei der Abbildung der Bilanz.
Wir sehen hier noch deutliches Ausbaupotenzial."
F: „Wie bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software?“
"Ich empfinde SWOT als sehr intuitiv. Die Bedienung ist klar strukturiert und nachvollziehbar.
Einige Themen, beispielsweise Umlagen sind naturgemäß komplex in der Einrichtung. Nach einmaliger sauberer Konfiguration funktionieren diese jedoch zuverlässig. Ergänzende Lernvideos zu zentralen Funktionen könnten insbesondere bei seltener genutzten Themen hilfreich sein."
F: „Welche Funktionen nutzen Sie besonders intensiv?“
"Für unsere Halbjahresberichte gegenüber dem Stiftungsrat nutzen wir insbesondere die flexible Excel-Integration von SWOT.
Während das Webreporting eher standardisiert ist, ermöglicht die Excel-Anbindung eine sehr individuelle Gestaltung der Berichte. Layouts können frei definiert und Kennzahlen exakt dort eingebunden werden, wo sie benötigt werden. Diese Flexibilität ist für unser Reporting von großem Vorteil."
F: „Würden Sie SWOT weiterempfehlen?“
"Ja, wir würden SWOT weiterempfehlen.
Unsere fachlichen Anforderungen konnten bislang vollständig abgebildet werden. Darüber hinaus überzeugt uns die partnerschaftliche Zusammenarbeit, die sich durch kurze Wege, schnelle Reaktionszeiten und hohe fachliche Kompetenz auszeichnet."
Der persönliche Bereich „Mein SWOT“ ist aufgrund eines Serverumzugs vorübergehend nicht erreichbar.
Falls Sie zwischenzeitlich Zugang zum SWOT-Update benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an support@swot.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.