Kundenerfolg
Mit SWOT QVANTUM schafft Vivecti eine Single Source of Truth für die Personalkostenplanung.
Vivecti Group GmbH
Operatives Controlling, Personalkostenplanung, Reporting
Gesundheitswesen
Deutschland
Zentrale, verlässliche Personalkostenplanung
Integration in bestehende Systeme
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Die Vivecti Group ist eine bundesweit tätige Unternehmensgruppe mit über zehn personalführenden Gesellschaften und rund 550 Mitarbeitenden. Ziel ist es, das Gesundheitswesen effizienter, digitaler und transparenter zu gestalten. Die Leistungen reichen von Einkaufsoptimierung über Management-Services bis hin zu strategischer Beratung für Krankenhäuser.
Mit dem Wechsel zur Vivecti Group begann der Aufbau eines strukturierten Personalkosten-Controllings nahezu „auf der grünen Wiese“.
Die bestehende Systemlandschaft bestand im Wesentlichen aus DATEV und Excel, ergänzt durch das Cloud-System HR Works für den Personalbereich. Eine integrierte Personalkostenplanung mit durchgängiger Datenlogik, klarer Struktur und automatisierter Budgetrückführung in Dashboards existierte nicht.
Ziel war es, eine Single Source of Truth für die Personalkostenplanung zu schaffen, Planung auf Mitarbeitendenebene abzubilden und die Daten automatisiert in bestehende Microsoft-basierte Dashboards zu integrieren. Gleichzeitig sollte das System technisch zur vorhandenen Infrastruktur (Microsoft 365, SQL-Server, Power BI, Power Automate) passen und hohe Anforderungen an IT-Security und Compliance erfüllen.
Mit SWOT QVANTUM hat Vivecti ein System, das sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert und speziell für die Personalkostenplanung eingesetzt wird.
Die Implementierung erfolgte in einem straff organisierten Projekt innerhalb von rund zwei Wochen. Nach einem Scoping-Workshop wurde das System gemeinsam konfiguriert und direkt produktiv genutzt.
SWOT QVANTUM ermöglicht die Planung auf Einzelpersonenebene mit detaillierten Sachkonten, Monatsverläufen und klarer Struktur. Geplante Werte werden automatisiert in die bestehenden Dashboards überführt und stehen dort als Budgetdaten zur Verfügung. Besonders geschätzt werden zudem die performanten Excel-Downloads, die sich optimal in die tägliche Arbeitsweise integrieren.
Heute ist das Personalkosten-Controlling bei Vivecti zu mindestens zwei Dritteln automatisiert. SWOT QVANTUM bildet die zentrale Grundlage für Datensicherheit, Arbeitserleichterung und eine konsistente Datenbasis. Die Planung erfolgt strukturiert für rund zwei Drittel der Mitarbeitenden auf Mitarbeitendenebene und greift nahtlos in Reporting- und Dashboardstrukturen ein.
HR Director, Vivecti Group GmbH
F: „Wie würden Sie Ihr Unternehmen und Ihre Rolle darin in wenigen Sätzen beschreiben?“
"Die Vivecti Group ist eine Unternehmensgruppe von mehr als zehn personalführenden Unternehmen mit dem Ziel, das Gesundheitswesen der Zukunft effizienter, digitaler und transparenter zu gestalten. Bundesweit beschäftigen wir rund 550 Mitarbeitende und sind primär auf dem deutschen Markt tätig.
Die Leistungen gliedern sich in drei Bereiche. Der erste umfasst die Optimierung von Einkaufsprozessen für Krankenhäuser und ambulante Zentren. Hier bündeln wir Einkaufsvolumina und unterstützen diese Prozesse technologisch. Insgesamt betrifft das ein Einkaufsvolumen von über drei Milliarden Euro.
Der zweite Geschäftsbereich besteht aus Management- und Expertendienstleistungen. Dazu zählen unter anderem Management-Services auf Geschäftsführungsebene, Shared Services sowie Leistungen im Bereich Betriebstechnik. Der dritte Bereich ist die Unternehmensberatung für Krankenhäuser, beispielsweise in den Feldern Sachkostenoptimierung, Ausschreibungen oder M&A-Beratung im Klinikumfeld.
Ich selbst verantwortete sämtliche Themen rund um HR, HR-IT, Personalkosten, Prozesse und Analysen."
F: „Wie sind Sie auf SWOT QVANTUM aufmerksam geworden?“
"Ich habe QVANTUM über HR Metrics kennengelernt, einen Implementierungspartner von QVANTUM. Christian, der Geschäftsführer von HR Metrics, wurde seinerzeit durch meinen Fachartikel „Personalkosten-Controlling mit System“ im Controller Magazin auf mich aufmerksam. Inhaltlich passte dieser Artikel sehr gut zu dem Ansatz von QVANTUM.
Nach einer längeren Pause trafen wir uns auf der Messe „Zukunft Personal Europe“ in Köln wieder. Zu diesem Zeitpunkt war ich noch bei Hubert Burda Media tätig, einem Konzern mit professionellen Inhouse-Strukturen für Planung und Business Intelligence.
Mit meinem Wechsel zu Vivecti im Jahr 2024 begann ich organisatorisch auf einer weitgehend „grünen Wiese“. Vom Management erhielt ich den klaren Auftrag sowie die erforderlichen Ressourcen, ein Personalkosten-Controlling aufzubauen. Aufgrund meines fachlichen Hintergrunds im Bereich Dashboarding, in diesem Themenfeld habe ich auch promoviert, habe ich mir intensiv Gedanken über die inhaltliche Ausgestaltung von HR-Dashboards gemacht.
Während mir bei Hubert Burda Media interne KollegInnen zur Verfügung standen, war entsprechendes Know-how im mittelständischen Umfeld von Vivecti nur begrenzt vorhanden. Daher suchte ich einen Partner, der meine konzeptionellen Vorstellungen umsetzen konnte und idealerweise bereits über erprobte Standards verfügte. So kam der Kontakt zu Herrn Fritz erneut zustande. Wir nutzten seine Standard-Dashboards, passten sie an meine Anforderungen an und implementierten sie gemeinsam sehr effizient und in kurzer Zeit."
F: „Sie sprachen von verschiedenen Vorsystemen. Welche waren das konkret?“
"Im Wesentlichen handelte es sich um DATEV und Excel. Für den Personalbereich haben wir zudem das Cloud-System HR Works eingeführt, das sich sehr gut bewährt hat. Die Entgeltabrechnung erfolgte über DATEV.
Eines der ersten Projekte war die Zentralisierung der Abrechnung. Das bedeutet, dass wir nicht mehr mit dezentralen Steuerbüros oder Kanzleien gearbeitet haben, sondern einen zentralen Partner für die Abrechnung etabliert haben.
Damit schloss sich auch der Kreis zu Herrn Fritz, da wir mithilfe der Dashboards nun die Payroll-Auswertungen strukturiert abbilden konnten. Mein Ziel war der Aufbau eines integrierten Dashboards. Glücklicherweise war Microsoft Office 365 bereits implementiert, sodass neben Excel und PowerPoint auch SQL-Server, Power BI, Cloud-Systeme und Power Automate zur Verfügung standen.
Heute ist diese Infrastruktur weit verbreitet, vor zwei Jahren war sie jedoch noch nicht überall Standard. Auf dieser Basis wollte ich ein Dashboard aufbauen. Dabei konnte mich Herr Fritz mit HR Metrics unterstützen, da hier bereits ein Microsoft-basiertes Dashboard zur Verfügung stand. Dieses wurde anschließend mit HR Works integriert.
An dieser Stelle kam QVANTUM als nächster Schritt ins Spiel. Konkret im Bereich der Personalkostenplanung. Entscheidend war für mich die nahtlose Kommunikation mit den Dashboards: einerseits zur Nutzung der Datenbasis aus DATEV, andererseits zur Rückübertragung geplanter Werte als Budget in das Dashboard.
Herr Fritz stand daher auf meiner Shortlist. Insgesamt habe ich mir drei Anbieter angesehen und gemeinsam mit Finance und Controlling die Entscheidung für QVANTUM getroffen. Ausschlaggebend waren sowohl wirtschaftliche Aspekte als auch die technische Passfähigkeit zur bestehenden Infrastruktur."
F: „Gab es etwas, das Sie an unserer Software besonders positiv überrascht hat?“
"Ja, insbesondere die Excel-Downloads im Sinne von „Back to the Roots“. Diese sind sehr performant und für mich im Alltag äußerst wertvoll. In der beschriebenen Infrastruktur ist Excel nach wie vor ein zentrales Arbeitswerkzeug, mit dem ich täglich arbeite."
F: „Wie lief die Implementierung und seit wann ist SWOT QVANTUM im Einsatz?“
"Die Implementierung dauerte insgesamt etwa zwei Wochen. Nach einem Scoping und einem Scoping-Workshop folgte ein enger Austausch mit den Implementierungspartnern. Anschließend war QVANTUM produktiv im Einsatz."
F: „Waren Sie mit der Geschwindigkeit der Implementierung zufrieden oder gab es Punkte, die nicht optimal liefen?“
"Grundsätzlich war es ein sehr straffes und gut organisiertes Implementierungsprojekt. Eine klassische Anwenderschulung fand nicht statt, was ich jedoch neutral bewerte. Stattdessen haben wir direkt im System gearbeitet und die Konfiguration gemeinsam umgesetzt nach dem Prinzip „Malen nach Zahlen“.
Im Anschluss wurde mir gezeigt, welche Schritte notwendig sind und welche Funktionen ich im Alltag nutze. Für mich ist das ein sehr sinnvoller Ansatz, da ich kein großer Freund klassischer Schulungsformate bin. Das Lernen am realen System ist aus meiner Sicht deutlich effektiver."
F: „Welches Ziel verfolgen Sie langfristig mit unserer Software?“
"Meine zentralen Ziele sind Datensicherheit, Arbeitserleichterung, eine Single Source of Truth sowie ein hoher Automatisierungsgrad. QVANTUM dient dabei als Basis für die Personalkostenplanung.
Die Planung erfolgt bei uns auf Mitarbeitendenebene für alle Bereiche mit Ausnahme der Unternehmensberatung. Damit liegen etwa zwei Drittel der Mitarbeitenden im Planungsscope. Diese werden auf Einzelpersonenebene mit detaillierten Sachkonten, Monatsverläufen und klarer Struktur geplant.
Die geplanten Daten werden automatisiert in die Dashboards übernommen. Dadurch ist das Personalkosten-Controlling heute zu mindestens zwei Dritteln automatisiert."
F: „Wie würden Sie SWOT QVANTUM jemandem beschreiben?“
"QVANTUM ist ein solides und verlässliches System. Es fügt sich gut in bestehende IT-Security- und Compliance-Strukturen ein, ist überwiegend benutzerfreundlich und unterstützt zuverlässig das Kerngeschäft der Personalkostenplanung, auch bei einem Umfang von bis zu 600 Mitarbeitenden.
Hinzu kommen ein fairer Preis, eine sehr schnelle Implementierung und eine einfache Bedienbarkeit, sobald man das System verstanden hat. Insgesamt handelt es sich um ein praxistaugliches Tool."
F: „Würden Sie SWOT QVANTUM weiterempfehlen?“
"Nicht aktiv im Sinne klassischer Werbung. Im persönlichen Gespräch würde ich QVANTUM jedoch jederzeit empfehlen. Wenn ich beispielsweise mit einem befreundeten Personalkosten-Controller sprechen würde, würde ich sagen: Ich arbeite mit QVANTUM."
Der persönliche Bereich „Mein SWOT“ ist aufgrund eines Serverumzugs vorübergehend nicht erreichbar.
Falls Sie zwischenzeitlich Zugang zum SWOT-Update benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an support@swot.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.