Kundenerfolg
Wie SWOT Tropical Islands von der Datenflut zur integrierten Planung auf Knopfdruck führt.
Tropical Island Management GmbH
Integrierte Finanzplanung, Reporting
Kultur
Deutschland
Integration von GuV- und Bilanzdaten und Liquiditätsplanung
Größere Sicherheit bei der Kennzahlenberechnung
Unterstützung der kurzfristigen Liquiditätsplanung
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Tropical Islands ist Europas größte tropische Urlaubswelt – ein eigenständiges Reiseziel in Brandenburg mit über 66.000 Quadratmetern Fläche und jährlich hunderttausenden Gästen. In der Anlage befinden sich Hotels, Lodges, Restaurants, Saunen und Freizeitattraktionen für Besucher aus aller Welt.
Das Controlling war durch die komplexe Unternehmensstruktur mit sechs GmbHs, über 200 Kostenstellen und internen Leistungsverrechnungen äußerst anspruchsvoll. Excel-basierte Planungen sind fehleranfällig und für die Integration von Bilanz-, GuV- und Liquiditätsdaten aus SAP zu aufwendig.
Mit SWOT hat Tropical Islands ein System, das SAP-Daten automatisch integriert, interne Umlagen abbildet und Reportingstrukturen nach HGB und IFRS unterstützt. Die Einführung erfolgte in wenigen Tagen, inklusive Einrichtung aller Gesellschaften und Kostenstellen.
Heute nutzt Tropical Islands SWOT für Planung, Reporting und kurzfristige Liquiditätssteuerung. Die Software reduziert den Aufwand bei der Bilanz- und GuV-Überleitung von HGB zu IFRS erheblich, steigert die Qualität der Steuerungsdaten und ermöglicht Analysen auf Knopfdruck.
CFO, Tropical Island Management GmbH
F: „Wie war die Ausgangslage bei Tropical Islands?“
"Im Oktober 2005 übernahm Sven Zumkley, CFO, die kaufmännischen Aufgaben im Tropical Islands. Der erste Geschäftsplan sollte in nur gut zwei Wochen vorliegen. Gebraucht wurde ein Tool, das es erlaubte, Bilanzund GuV-Daten (Ist-Daten) aus dem ERP-System in die Unternehmensplanung zu integrieren. Zumkley war klar, dass das mit MS-Excel nicht mehr zu bewältigen war. Die Datenflut machte die Tabellenkalkulation unübersichtlich, die Fehleranfälligkeit war hoch und die Unsicherheit, ob wirklich alle notwendigen Daten richtig eingetippt und auf dem neuesten Stand waren, groß. Kurz gesagt, gebraucht wurde ein intelligentes System, in dem bereits die gesamte Betriebslogik voreingestellt war und das jederzeit und auf Knopfdruck alle notwendigen Informationen aus dem ERP-System ziehen konnte. Die Aufgabe war eine Herausforderung: Tropical Islands besteht aus sechs eigenständigen GmbHs – Assets, Management, Property, Hospitality, Hotel und Holding. Das Geschäftsjahr des Unternehmens ist versetzt. Es beginnt jeweils am 1. Februar eines Jahres und endet am 31. Januar des Folgejahres. Jedes Unternehmen wird in Business Units, Profit- und Costcenter sowie Teams und – auf der untersten Ebene – Kostenstellen unterteilt. In SAP werden über 200 Kostenstellen bebucht. Es gibt sowohl interne Leistungsverrechnungen innerhalb der Einzelgesellschaften als auch Verrechnungen und Konzernumlagen innerhalb des Konzerns. Das Reporting erfolgt intern nach HGB und an die Muttergesellschaft nach IFRS. SWOT Controlling hatte die Lösung."
F: „Wie lief die Umsetzung mit SWOT?“
"Die Einrichtung der Software bei Tropical Islands erfolgte, wie von SWOT angepriesen, in nur wenigen Tagen. Das hatte SWOT zwar zugesichert, allerdings konnten wir das kaum glauben. Ich selbst hatte bereits Erfahrungen mit einer anderen Planungsplattform gesammelt, bei der wir nach einem Jahr immer noch an den Schnittstellen zu SAP arbeiteten. An die Planungslogik war zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht zu denken. Das Misstrauen, dass es dieses Mal besser klappen sollte, schwang gehörig mit. Glücklicherweise wurden wir von SWOT eines Besseren belehrt. Nach zwei Tagen war die Schnittstelle zu SAP eingerichtet und das System war voll einsatzfähig. Nach einer weiteren Woche stand die gesamte Businesslogik. Alle Gesellschaften waren eingerichtet, die Unternehmensstrukturen (Business Units, Profit Center, Kostenstellen und Teams) vorhanden und die Vorjahresdaten bis auf Belegebene im System, sodass die operative Planung beginnen konnte. Dank des voll integrierten Umlage Managers in SWOT waren auch schon die internen Verrechnungen und die Konzernumlagen vollständig eingerichtet, die nach fixen- und dynamischen Umlageregeln zugeordnet werden. Inzwischen ist SWOT fester Bestandteil unseres Controllings und leistet uns unter anderem bei der kurzfristigen Liquiditätsplanung wertvolle Dienste."
F: „Was würden Sie sagen ist die Quintessenz?“
"SWOT ist ein leistungsfähiges Controlling-Tool zu einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis. Durch die Schnittstellen zu allen gängigen ERP und Finanzbuchhaltungssystemen werden die Aufbereitung von Unternehmenskennzahlen und Soll-Ist-Vergleiche enorm erleichtert. Wir haben mit SWOT nicht nur Zeit gewonnen, sondern auch die Qualität unserer Steuerungsdaten gegenüber der Ausgangssituation deutlich gesteigert. So konnten wir unter anderem den Arbeitsaufwand bei der Überleitung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung von HGB zu IFRS erheblich reduzieren. Der Datenabgleich wird hier durch SWOT Controlling wesentlich vereinfacht."
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Vielen Dank für Ihr Verständnis.