Kundenerfolg
Wie SWOT der Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg hilft, komplexe Datenstrukturen einfach zu steuern.
Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg e.V.
Integrierte Finanzplanung, Reporting
Sozialwirtschaft
Deutschland
Zusammenführung verschiedener Buchführungs- und Planungssysteme
Reduktion der Fehleranfälligkei
Ansprechendes und zeitsparendes Reporting
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Die Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg e.V. setzt sich seit 1961 für Menschen mit Behinderung ein und betreibt Kindertagesstätten, Werkstätten, Wohnangebote sowie ein Autismuszentrum. Der Verein zählt rund 1.300 Mitglieder, betreut über 350 Kinder und bietet mehr als 900 Menschen Arbeits- und Ausbildungsplätze.
Die Vielzahl an Einrichtungen und Datenquellen, von Finanzbuchhaltung über Kostenrechnung bis zu Personaldateien, macht die wirtschaftliche Steuerung aufwendig und fehleranfällig. Berichte mussten manuell erstellt und konsolidiert werden, was viel Zeit kostete und häufig zu Inkonsistenzen führte.
Mit SWOT führt die Lebenshilfe eine Software ein, die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführt, Auswertungen automatisiert und anschauliche Berichte für Vorstand, Aufsichtsrat und Einrichtungsleitungen bereitstellt.
Heute erfolgt das Reporting weitgehend automatisiert und fehlerfrei. SWOT liefert monatlich alle Kennzahlen auf Knopfdruck, schafft Transparenz über alle Bereiche und entlastet die Mitarbeitenden erheblich.
Vorstandsreferentin, Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg e. V.
F: „Wie war die Ausgangslage bei der Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg?“
"Auch als soziale Einrichtung müssen wir wirtschaftlich handeln, um unsere begrenzten Mittel möglichst gewinnbringend für unsere Zielgruppe – Menschen mit Behinderung – einsetzen zu können. Das heißt, wie jedes Wirtschaftsunternehmen stellen wir Wirtschaftspläne auf, vergleichen Soll und Ist und messen uns an ähnlichen Unternehmen. Die Daten, die wir dazu auswerten, stammen aus unterschiedlichen Systemen: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Personalkarteien etc. Zudem ist die Lebenshilfe Wetzlar-Weilburg organisatorisch in mehrere Vereinsbereiche aufgegliedert, die konsolidiert werden müssen. Lange Zeit haben wir die Daten aus den unterschiedlichen Einrichtungen und Rechnungskreisen per Hand in Tabellen übertragen, Kennzahlen berechnet und daraus anschließend Berichte für unseren Vorstand, Aufsichtsrat oder auch unsere Einrichtungsleiter zusammengestellt. Allerdings war dieses Verfahren fehleranfällig und zeitraubend und auch die Form unserer Berichte war verbesserungswürdig. Wir haben also gezielt nach einer Software gesucht, die uns das Leben erleichtern sollte. Bei SWOT Controlling wurden wir fündig. Bei der Präsentation überzeugten die bereits vorkonfigurierte, auf soziale Einrichtungen zugeschnittene Branchenlösung, die Kompatibilität mit den unterschiedlichsten Finanzbuchhaltungs- und Office-Systemen, die gut strukturierten, ansprechenden Darstellungsoptionen wie auch die Möglichkeit, die Auswertung gezielt auf unsere Bedürfnisse anzupassen. Und nicht zuletzt: auch der Preis war im Vergleich zu anderen Angeboten ausgesprochen fair."
F: „Wie lief die Umsetzung mit SWOT?“
"Die Installation der Software in unserem Haus war technisch unkompliziert und verlief reibungslos. Etwas aufwendiger war es, die Schnittstellen einzurichten, aber mit der Hilfe der wirklich sehr versierten SWOT-Techniker konnten wir auch diese Hürden meistern, sodass wir voll und ganz im versprochenen Zeitrahmen blieben. Natürlich mussten wir ein bisschen Zeit investieren, um uns an die neue Software gewöhnen, aber das hatten wir nicht anders erwartet. Auch hier wurden wir vom SWOT-Team begleitet. Eine erste, allgemeine Anwenderschulung erhielten wir in Berlin, Details und alle unternehmensspezifischen Fragestellungen konnten wir dann direkt bei uns vor Ort klären. "
F: „Was würden Sie sagen ist die Quintessenz?“
"Inzwischen arbeiten wir seit über fünf Jahren mit SWOT und haben unsere Entscheidung keinen Tag bereut. Gerade weil bei uns als sozialer Einrichtung betriebswirtschaftliche Fragestellungen immer wichtiger werden, sind wir froh, eine Software gefunden zu haben, die uns so viel Zeit spart. SWOT ist zum Bindeglied zwischen Einzelsystemen geworden, die wir nun nicht mehr separat und fehleranfällig füttern müssen. Sozusagen auf Knopfdruck liefert SWOT alle Informationen, die wir brauchen, um unseren Verein dennoch wirtschaftlich zu steuern und gegenüber unseren Geldgebern Rechenschaft abzulegen. Neben Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten dabei auch die Leiter unserer verschiedenen Einrichtungen mit SWOT. So ziehen sie zum Beispiel Daten, um die Entwicklung von Betreuungsleistung und Betreuungsaufwand zu verfolgen, mit anderen zu vergleichen und gegebenenfalls rechtzeitig einzugreifen, wenn sich auffällige Abweichungen ergeben. Dank SWOT können wir heute alle Berichtsbereiche kontinuierlich im Auge behalten und alle Auswertungen, so wie sie auch für den Jahresbericht des Wirtschaftsprüfers notwendig sind, auf monatlicher Basis verfolgen. Was wir früher mit großem Arbeitsaufwand einmal im Jahr für den Abschlussbericht zusammengetragen haben, steht uns heute per Mausklick jeden Monat zur Verfügung – und das bereits übersichtlich und gut strukturiert aufbereitet. Allein wenn ich an die Arbeitsergebnisrechnung denke, die uns in der Vor SWOT-Zeit vor jedem Jahresabschluss sehr viel Zeit und Nerven gekostet hat, möchte ich die Software nicht mehr missen. Heute haben wir die Lösung, wann immer wir sie brauchen, nach wenigen Klicks auf dem Tisch. Darüber hinaus ist uns in den Jahren, die wir nun SWOT einsetzen, besonders positiv aufgefallen, dass das System lebt, also ständig weiterentwickelt wird. Bei jedem Update stellen wir fest, dass Anregungen von Nutzern aufgegriffen und in Verbesserungen umgesetzt wurden. Genauso angetan sind wir auch von der SWOT-Hotline, die für jedes Problem eine Lösung findet. Alles in allem ist SWOT eine wirklich ausgereifte Software, die uns Controlling und Reporting erleichtert."
Der persönliche Bereich „Mein SWOT“ ist aufgrund eines Serverumzugs vorübergehend nicht erreichbar.
Falls Sie zwischenzeitlich Zugang zum SWOT-Update benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an support@swot.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.