Kundenerfolg
Mit SWOT bringt gbf german biofuels Tempo und Präzision ins Reporting.
gbf german biofuels gmbh
Integrierte Finanzplanung, Reporting
Handel
Deutschland
Deutlicher Zeitgewinn; Aufwand für das monatliche Reporting von ursprünglich
vier bis fünf Tagen auf wenige Stunden zusammengeschmolzen
Problemlose Bedienung
Fehlerfreiheit
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen im Controlling sprechen.
Die gbf german biofuels gmbh produziert jährlich rund 130.000 Tonnen zertifizierten Biodiesel aus Raps und Altspeisefetten. Mit drei Werken und einer Jahresverarbeitung von über 200.000 Tonnen Rohstoffen zählt das Unternehmen zu den führenden Herstellern nachhaltiger Biokraftstoffe in Deutschland.
Das Reporting erfolgte über Excel-Listen, deren Pflege aufwendig und fehleranfällig ist. Frühere Softwareversuche scheiterten an fehlender Stabilität und der Unfähigkeit, komplexe Werksstrukturen mit Kostenstellen sauber abzubilden.
Mit SWOT hat gbf eine Software, die Daten aus der Finanzbuchhaltung automatisiert importiert, alle drei Werke integriert abbildet und durch SWOT Cube auch komplexe Produktions- und Finanzplanungen ermöglicht.
Heute erstellt gbf Reports für Banken und Gesellschafter in wenigen Stunden statt mehreren Tagen. SWOT liefert konsistente Plan- und Ist-Zahlen, reduziert Fehlerquellen und sorgt für Transparenz über alle Standorte hinweg.
Geschäftsführer, gbf german biofuels gmbh
F: „Wie war die Ausgangslage bei gbf german biofuels?“
"Lange Zeit haben wir unsere betriebswirtschaftlichen Auswertungen auf Excel-Basis erstellt. Wir haben Daten aus unserem ERP-System gezogen und sie mithilfe von Makros umgeformt. Die Bearbeitung war umständlich und vor dem Hintergrund der wachsenden Datenflut auch fehleranfällig. Ein Geschäftspartner, mit dem wir einmal über unsere Unzufriedenheit mit diesem Verfahren gesprochen haben, hat uns dann auf SWOT Controlling aufmerksam gemacht. Wir haben uns daraufhin etwas näher mit den Möglichkeiten dieser Controlling-Software befasst und Mitte 2014 die Entscheidung getroffen, es einmal damit zu versuchen. Dabei haben wir damit gerechnet, dass die Umstellung nicht ganz reibungslos verlaufen würde. Ein paar Jahre zuvor hatten wir uns für eine Controlling-Software entschieden, die uns auch die klassische integrierte Finanzplanung erleichtern sollte. Es blieb bei einem sehr teuren Versuch, das Experiment wurde zwei Jahre später unvollendet wieder eingestellt und wir kehrten zu dem System Finanzbuchhaltung und Excel-Zusatz zurück."
F: „Wie lief die Umsetzung mit SWOT?“
"Unser Unternehmen verfügt über drei Produktionsstandorte, die in der Finanzbuchhaltung in Kostenstellen unterteilt sind. Als Aufgabe stand, für alle drei Werke die Produktionsplanung abzudecken. Mit unserer vorigen Controlling-Lösung ist es uns in zwei Jahren nicht gelungen, nur ein Werk im Ist abzubilden – an Planung war nicht zu denken. Von daher waren wir eher skeptisch-gespannt, wie SWOT dieses Thema angeht. Es dauerte nur etwa 15 Arbeitstage, bis das neue System konfiguriert und alle Schnittstellen eingerichtet waren. Auch die Werksplanung für unsere drei Produktionsstandorte wurden mit SWOT Cube abgebildet, was schon sehr komplex ist. Da wir es uns nicht leisten konnten, eventuell einen neuen Fehlschlag zu erleiden, haben wir uns zur Vorsicht entschlossen und das alte Excel-Verfahren während einer dreimonatigen Prüfphase parallel laufen lassen. Wir haben in dieser Zeit noch die eine oder andere kleine Anpassung vorgenommen, aber SWOT lief von Anfang an problemlos und stabil. Inzwischen vertrauen wir bei unserer integrierten Finanzplanung allein auf SWOT. Jeden Monat erstellen wir einen Report für unsere Banken und einen für unsere Gesellschafter, die in wechselnder Zusammensetzung einen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten, die GuV-Entwicklung auf Sicht der kommenden drei Monate, Auftragsbestand und -prognose, Vorratsveränderungen, Erfolgsgrößen wie EBITDA, EBIT und Earnings after Tax und andere Kennzahlen umfassen."
F: „Was würden Sie sagen ist die Quintessenz?“
"SWOT ist eine Software, die uns die Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Daten erheblich erleichtert. Während unser Controller früher für die Erstellung seiner monatlichen Berichte gut und gerne vier bis fünf Arbeitstage einplanen musste, generiert er sie heute fast automatisch in wenigen Stunden – und zwar genau in der Form, in der sie dann auch unseren Banken oder Gesellschaftern vorgelegt werden Die Bedienung ist denkbar einfach und zumindest für all diejenigen, die aus dem Controlling kommen, leicht zu erlernen. Die Darstellung ist einwandfrei, negative Kommentare haben wir bisher noch von keiner Seite erhalten. Gegenwärtig setzen wir SWOT zur klassischen integrierten Finanzplanung auf Sicht der nächsten drei Monate ein, haben allerdings vor, auch längerfristige Prognosen in Zukunft über SWOT zu erstellen. Dazu werden wir demnächst ergänzend mit dem SWOT Cube arbeiten.Ein Wort auch noch zur Unterstützung durch das SWOT-Team: Jedes Mal, wenn wir bisher Fragen oder Probleme hatten, konnten uns gut geschulte Mitarbeiter vor Ort, über das Hotline Telefon oder eine Online-Aufschaltung kurzfristig und sachkompetent helfen. Wir haben es noch nicht erlebt, dass die Hotline nicht zu erreichen war, wir in Warteschleifen festgehalten wurden oder keine kompetenten Ansprechpartner zur Verfügung standen. Aus technischer Sicht sind wir mit SWOT ebenfalls sehr zufrieden. Das System läuft stabil und ist weitaus weniger fehleranfällig als unser früheres Excel-Tool. SWOT hat für seinen Preis, verglichen mit Konkurrenzprodukten und unter Berücksichtigung der komfortablen Bedienung und hohen Servicequalität, ein Controlling-Werkzeug mit sehr gutem Preis-Leistungs-Verhältnis. Mittelständische Unternehmen wie wir sind mit SWOT Controlling in jedem Fall gut beraten. Wir können die Software uneingeschränkt empfehlen!"
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Falls Sie zwischenzeitlich Zugang zum SWOT-Update benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an support@swot.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.