Welche Programme für integrierte Finanzplanung passen für den gewachsenen, ambitionierten Mittelstand?
Damit man sehr zeitnah sehen kann, wie man aktuell zum Plan steht und welche Vorschau sich ergibt, bieten sich in erster Linie datenbankbasierte Lösungen wie SWOT Controlling an, die über zahlreiche Schnittstellen zu relevanten Vorsystemen wie dem ERP-System oder DATEV viel an Zeit und Ressourcen beim Reporting einsparen, um zeitnah an die Stakeholder berichten zu können.
Gerade wenn es um die laufende Einbindung von aktuellen und gesicherten Ist-Zahlen in das Controlling geht, wird der zentrale Unterschied zwischen Tabellenkalkulationen wie Excel und Datenbanken deutlich. Man gelangt mit Excel schnell an die Grenzen des Machbaren und mögliche Verknüpfungsfehler in Excel oder gar das Übersenden „veralteter“ Zahlen führen häufig zu zeitaufwändigen Rückfragen. Mit einer Softwarelösung wie SWOT können alle Kostenstellenverantwortlichen eines Unternehmens ihre Planzahlen online via Webbrowser an das Controlling übermitteln und alle Daten werden automatisch in das Datawarehouse eingelesen. Das Verschicken und manuelle Einlesen von Excel-Tabellen hat somit ein Ende!
Anforderungen an Wirtschaftspläne steigen erheblich
Nicht nur die Erwartungen von Banken und Investoren an die Planung und zeitnahes Reporting sind gestiegen, sondern auch der Gesetzgeber hat über die letzten Jahre hinweg eine Reihe von Verschärfungen vorgenommen, weshalb man gerade in den Geschäftsleitungen auch aus haftungsrechtlichen Gründen sensibler für die Themen Frühwarnungen und Ampelsysteme wurde, besonders was die Liquiditätsplanung oder Eigenkapital betrifft.
Nicht ohne Grund setzt SWOT auf zielgruppengenaue Berichte, denn der C-Level hat andere Kennziffern im Blick als die Abteilungsleitungen. Und dabei geht es auch immer mehr um die Transparenz der Zahlen. Nicht selten taucht in Meetings die Frage auf, wo denn die eine oder andere Zahl herkommt oder wie sie sich genau zusammensetzt. Das Controlling darf da um keine Antwort verlegen sein. Mit SWOT kann man hoch transparent bis runter auf die Belegebene der Buchhaltung zeigen, woher die Zahlen stammen.
Gerade an den komplexeren Anforderungen des gewachsenen Mittelstandes hat sich SWOT-Controlling seit seiner Gründung 1997 stets orientiert. Zu den Kunden gehören etwa der Autovermieter STARCAR, Schauinsland-Reisen, Karls Erdbeerhof, der Büroausstatter Soennecken, die DKB Finance Group, verschiedene Venture Capital-Unternehmen und last but not least auch verschiedene Diakonien. Gerade in der Pflege wird bekanntlich mit spitzem Stift gerechnet.
Die wichtigsten Kriterien im Überblick
Wer ein Programm wie SWOT mit anderen vergleichen möchte, sollte eine ganzheitliche Betrachtung der Kriterien vornehmen. Zu den wichtigsten zählen die unterschiedlichen Funktionen mit Assistenzprogrammen, die Anzahl der Schnittstellen zu den Vorsystemen, individualisierbare Branchenvorlagen nach HGB-Standard, die Erreichbarkeit und die system-wie auch betriebswirtschaftliche Fachkompetenz des Supports, die Wartung der Software, der Datenschutz und last but not least natürlich die Kosten bzw. die Lizenzmodelle.
Gerade mit Blick auf mittelständische Unternehmen hat SWOT sich z.B. für das Concurrent-User-Lizenzmodell entschieden. So muss nicht für jeden namentlichen User eine eigene Lizenz erworben werden, sondern es wird nur die Zahl der gleichzeitigen Benutzer berechnet. Ebenso verhält es sich bei den Schnittstellen. Alle bei SWOT vorhandenen rund 100 Schnittstellen zu allen gängigen Vorsystemen sind im Preis enthalten.
Die Funktionen der Software SWOT
Die integrierte Planung ist die Basis von Allem. So finden User ein Integriertes Planungsmodell auf Kostenstellenebene vor. Das vorkonfigurierte Modell nach HGB- Standard kann individuell auf Basis von IST-Werten angepasst werden. Hierzu kann man auch auf über 40 Branchenvorlagen zurückgreifen. Man plant sowohl Bottom up als auch Top down per Eingabe die GuV und Bilanz, und das je nach gewünschtem Detailgrad auf der Basis von Jahren, Quartalen, Monaten oder auch Tagen.
Für komplexere Planzahlkalkulationen stehen hierfür auch Assistenzfunktionen zur Verfügung, insbesondere für Berechnungen von Investitionen, Darlehen, Kontokorrent, Umlagen nach BAB, Debitoren und Offene Posten.

Exakte Liquiditätsplanung – Liquidität wochengenau steuern
Das Schlagwort der „13 Wochen Liquidität“ lernten viele Unternehmer schmerzlich zu Zeiten von Corona kennen. Gerade der Schutz vor Liquiditätsengpässen dank detaillierter Planung führte SWOT zur Entwicklung einer wochen- und sogar taggenauen Steuerungsmöglichkeit. Bei monatlicher Betrachtung der freien Liquidität erkennt man den wahren Liquiditätsbedarf meist nicht. Innerhalb eines Monats, besonders wenn Steuern und Sozialabgaben fällig werden, ist das Bankkonto schnell auch mal gestresst. Aufgrund der taggenauen Systembasis von SWOT können wochen- oder, wenn es erforderlich sein sollte, selbst auch taggenaue Liquiditätsbetrachtungen in den Forecast und die Planung einfließen. Das Besondere dabei ist, dass in der Liquidität die Verbindung zur erzeugenden GuV- Position stets erhalten bleibt und so der Ursprung jeder Zahl transparent nachvollzogen werden kann.
Die Funktion der SWOT-Liquidität verbindet also den Geschäftsplan, insbesondere die obligatorischen Inhalte wie Kapitaldienst, Leasing und Personal, mit der tagesaktuellen Liquiditätssituation, bestehend aus Bankstand und Offenen Posten. Die Auflösung der Forderungen und Verbindlichkeiten wird dabei nach Fälligkeit der Einzelposten detailliert abgebildet. Im Zusammenspiel mit den terminierten Zahlungen aus der Planung ergibt sich ein exakter Liquiditätsverlauf für die kommenden Tage und Wochen.
Plattformunabhängiges Reporting
SWOT bietet für das Reporting ein intuitives Customizing nach gängigen HGB-Standard wie Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Liquidität sowie Bilanz und gewünschte KPIs. Über ein Management Cockpit sind die Zahlen auch per Tablet oder Smartphone verfügbar. Über MS PowerBI liefert SWOT die Daten auch über einen Connector aus, der die Struktur des Financial Datawarehouse vollständig übergibt. Natürlich können mit Hilfe von Berichtsassistenten alle Informationen auch in MS Office Programme eingebunden werden. So fließen etwa die aktuellen Zahlen aus SWOT quasi von selbst in Geschäftsunterlagen ein, die in MS Excel, Powerpoint oder Word erstellt sind.
Operatives Controlling über CUBE-Funktionen
Welche Produkte oder Profit Center oder Vertriebsgebiete liefern z.B. welche Deckungsbeiträge? Fragen wie diese werden mit SWOT Cube oder mit der Cloudlösung von den mit SWOT verbundenen operativen Controlling-Modulen von Qvantum beantwortet. Es können Produkte, Projekte, Mitarbeiter, Regionen oder weitere Dimensionen und Hierarchien in einem mehrdimensionalen OLAP-Würfel nicht nur analysiert, sondern eben auch und Top-down oder Bottom-up per Eingabe geplant werden.
Mitarbeitergenaue Personalkostenplanung mit Übertrag ins Finanzcontrolling
Personal ist oft nicht nur ein großer Kostenblock, sondern auch die entscheidende Ressource. Mit dem Modul SWOT Personal, das auf den Mitarbeiter lohnartgenau angelegt ist, kann man Fragen nach „Equal Pay“ genauso beantworten wie nach der Kostenentwicklung über die Jahre, verbunden mit demografische Altersanalysen, Fluktuation oder Renteneintritten. Sehr geeignet ist dieses Tool also, wenn es darum geht, Simulationen zu erstellen. Wie wirken sich geplante Tariferhöhungen aus? Was geschieht dann mit der Rentabilität? Ebenso kann auch die Simulation von Neueinstellungen zu unterschiedlichen Kosten und Einstiegszeitpunkten Aufschluss darüber bringen, wie die Ressource Personal bestmöglich geplant werden kann.
Welche Software ist also die richtige?
Welche Finanzplanungs-Software am besten für das eigene Unternehmen geeignet ist, liegt also an den jeweiligen Anforderungen. Einen tiefergehenden Eindruck von der Leistungsfähigkeit und Usability von SWOT und seinen Features erhalten Interessierte gerne bei unseren kostenlosen Live-Webinaren. Im unverbindlichen, persönlich Kennenlerngespräch lassen sich individuelle Fragen natürlich aber immer noch am besten klären. Individuelle Termine u.a. für Online-Präsentationen des Systems kann man auch direkt auf der SWOT-Website buchen.
Entdecken Sie SWOT am besten in einem persönlichen Präsentationstermin mit unseren Experten.