Sozial-Management
20.09.2017

SWOT startet erste Studie zu Controllingprozessen in der Sozialwirtschaft


Neue Studie zum Controlling in der Sozialwirtschaft

Oder: Was bleibt, wenn Umsätze und Fördermittel auf Jahre durch Kostenträger und Gesetze gedeckelt sind?

Das Systemhaus SWOT Controlling startet eine Studie über die Herausforderungen des Controllings in der Sozialwirtschaft. „Diese Studie ist eine Vergleichsstudie zu unserer Pilotstudie über Controllingprozesse in mittelständischen Unternehmen“, erklärt Geschäftsführer Maik Lais. „Die 134 befragten Controllingverantwortlichen haben die künftigen Herausforderungen erkannt, aber viele verfügen nur über unzureichende Werkzeuge. Wir hoffen, dass sich viele kaufmännische Leiter daran beteiligen, denn über die Effizienz der Controllingprozesse im Sozialwesen ist so gut wie nichts bekannt“.

 


Berthold Ehling

Berthold Ehling, Geschäftsführer vom St. Johannesstift Ershausen, gehörte mit zu den Ersten, die den Fragebogen ausgefüllt haben. Aber warum?

Ehling: „Das Controlling in der Sozialwirtschaft wird immer komplexer. Die Anforderungen an das Sozial-Management steigen stetig. Die neuen Gesetzgebungen in der Eingliederungshilfe BTHG und in der Pflege erfordern immer differenziertere Refinanzierungssysteme. Hier müssen die Kennzahlen kurzfristig zu Verfügung stehen, um die Risiken der unterjährigen Belegungs-Schwankung und den tatsächlichen Personaleinsatz managen zu können. Es geht auch darum, dass die Controllingprozesse in der Verwaltung schneller werden müssen, und das bei gedeckelten Kosten. Wie oft benötigt man in Verhandlungen mit Kostenträgern schnell und effektiv die Zahl und Auswertungen, um entsprechend argumentieren zu können.“

In den „typischen“, ambitionierten mittelständischen Unternehmen sind 40 Prozent aller Befragten mit dem Reporting unzufrieden. Weit über die Hälfte klagt darüber, dass der zeitliche Aufwand allein für das Standard-Reporting viel zu hoch ist.

Ehling: „Dieser Wert wird vermutlich bei den Controllingverantwortlichen in der Sozialwirtschaft noch höher liegen, denn hier dominieren bis heute überwiegend Exceltabellen als das Mittel der Wahl. Wir werden auf eine Controlling-Software umstellen, damit wir über eine einheitliche Datenquelle, also über ein Data-Warehouse verfügen, um die Budgetverantwortlichen zeitnah und klarer über ihr Budget, Soll-Ist und die Vorschau informieren zu können. Die Verantwortlichen sollten jederzeit in der Lage sein, zu sehen, welche Einrichtungen welche Kosten verursachen, um sofort Maßnahmen zu entwickeln und um falsch laufenden Trends in der Kostenentwicklung entgegen zu wirken. Ebenfalls braucht man Instrumente die „auf Knopfdruck“ die immer differenzierteren Nachweispflichten gegenüber den Kostenträgern Rechnung tragen.“

Rund 80 % der mittelständischen Controllingverantwortlichen erwarten in Zeiten von Terror, Trump und Brexit, dass sich das Controlling deutlich mehr mit Was-wäre-wenn-Szenarien befassen wird ...

Ehling: „Es wird in Zukunft im Sozialcontrolling immer wichtiger, Szenarien zu errechnen und den Aufsichtsgremien darzustellen, also wie sich bei dem heutigen Kostendruck die Finanzen und Bilanzkennziffern entwickeln werden, wenn man neue Projekte und Dienstleistungen aufbaut oder Finanzierungen wie Miet-, Investorenmodelle oder Leasing anwendet. Genau dabei kommt man mit Excel schnell an die Grenzen. Hier ist der Zeitaufwand enorm, die Fehlerquote hoch und die Komplexität meist nur von einem Spezialisten zu steuern. Bei einer integrierten Finanzplanung fließen zudem Faktoren wie Darlehen, Refinanzierung, Personal- und Sachkosten und Zuschüsse ein. Und machen wir uns nichts vor: in vielen Organisationen steht hinter komplexen Excelplanungen lediglich eine einzelne Person, die sie entwickelt hat. Wehe wenn diese dann gerade im Urlaub ist.“

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Weitere Informationen zu den Studien finden Sie unter www.swot.de/sozialcontrolling/.

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